Хранение и утилизация документов предприятия

В каждом предприятии за время работы накапливается огромное количество документов, которые по началу переходят в архив, но по истечению срока хранения нуждаются в уничтожении. Срок хранения для каждого документа отдельный и соответствует сроку, который устанавливается приказом Главного архивного управления:



–Для налоговой и первичной бухгалтерской документации три года составляет срок хранения, но это в том случае, если государственным налоговым органом завершены все проверки.

–Для документов основных фондов, соответствующих документов о переоценке товарно-материальных запасов, а также полных нематериальных активов, незавершенного производства в срок до ликвидации предприятия в десять лет.

– Для документов сданной продукции и журналов учета договоров на поставку продукции без зависимости от того, когда была завершена проверка, составляет три года.

– Для лицевых счетов сотрудников, документов про проведения аттестации срок хранения устанавливается с учетом возраста лица, для которого эти документы заведены.



Документы также делятся по срокам хранения:

– Временное хранение документов (до десяти лет).

– Документы длительного и постоянного хранения (больше десяти лет).



Для оценки ценности документа в соответствии с законом создается экспертная комиссия, которая занимается отбором документов длительного и постоянного хранения для того, чтобы передать в соответствующий ведомственный архив, и для того, чтобы провести с временным сроком хранения отбор документов для хранения в структурных подразделениях или на предприятиях, и для того чтобы выделить за предыдущие годы документы, соответствующий срок хранения которых истек и годен для уничтожения.



Комиссия по результатам текущей экспертизы вероятной ценности документов составляет также акты для такого вида деятельности, как уничтожение документов. Состоит эта экспертная комиссия из:

– руководителей архивного подразделения предприятия;

– соответствующего архивного учреждения специалистов;

– руководителей службы делопроизводства.



Затем, в соответствие с законом и документацией предприятия, утилизация документов может быть поведена, если срок их хранения истек, и необходимость в этих документах отпала. Акты, которые одобрила экспертная комиссия, утверждаются также руководителем предприятия, и обязательно согласовываются всеми требуемыми учреждениями Государственной архивной службы и, конечно же, экспертно-проверочной комиссией.