Как минимизировать расходы на печать в офисе?

Работа современного офиса сегодня невозможна без использования различных печатающих средств: принтеры, сканеры, ксероксы, МФУ, факсы, плоттеры и т. д. встречаются везде. Довольно часто расходы на приобретение расходных материалов для всей этой техники очень большие и ощутимые для компании. Многие компании – производители современной оргтехники часто саму технику выпускают по вполне доступным ценам, но ее обслуживание делают очень дорогой. Так, например, основные расходные материалы, такие как, бумага, чернила, тонеры, могут составлять почти половину стоимости самого печатного аппарата. При этом на комплектующих и новых принтерах можно сэкономить, обратившись на сайт http://www.orgtehslugba.ru/, где можно приобрести эти товары по самым низким ценам.



Согласно статистике, около 90% компаний не в курсе того, сколько именно денег тратится на документооборот в офисе, т. к. такого рода расходы отражаются как операционные в балансе. Результаты исследований поражают. Оказывается, что 3-5 процентов от чистой прибыли компаний идет на то, чтобы содержать печатную инфраструктуру в офисах. При этом лазерная фотобумага является одной из внушительных частей расхода, однако такая бумага очень важна для многих офисов.



В 2010 году было проведено исследование, которое показало, что многие менеджеры и владельцы компании понятия не имеют о том, сколько именно их организация тратит на содержание печатающего оборудование в офисах. В этом нет ничего удивительного, т. к. большинство представителей руководящего состава компании даже не подозревают о том, что всеми этими расходами можно управлять в свою пользу, существенно экономя.



Можно воспользоваться несколькими способами, которые позволят уменьшить расходы на обслуживание печатной инфраструктуры в офисе:

• переход на безбумажные технологии (внедрение систем электронного документооборота и электронного архива);

• передача ведения документооборота сторонней компании на аутсосринг, когда документы распечатываются сторонней организацией и доставляются адресатам;

• внедрение специального программного обеспечения, которое позволит управлять печатью;

• замена картриджей на систему непрерывной подачи чернил, о которой вы можете узнать по ссылке http://www.orgtehslugba.ru/shop/sistema_neprerivnoy_podachi_chernil.html.



Ни один из четырех вариантов не является взаимоисключающим. Можно произвести аудиторский анализ и определить, например, с каким процентом задач сможет справляться аутсорсинговая компания, с чем поможет система ведения электронного документооборота и какие возможности дает программа для управления печатью. Для того, чтобы минимизировать расходы, лучше комбинировать все эти способы, чтобы сделать работу офиса максимально комфортной.