Особенности аренды зала для различных конференций и встреч

Организовать конференцию с большим количеством участников – задача не из простых. Необходимо учесть все возможные детали, а для этого нужно выполнить как самые важные, так и на первый взгляд незначительные пункты плана.

Перед организатором среди прочих стоит очень важная задача – сохранить лицо компании. Иногда достаточно одного мелкого просчета, чтобы сильно испортить впечатление участникам мероприятия. Из-за этого доверять организацию неопытному специалисту – решение довольно опрометчивое. То же касается и недостаточно собранного организатора, ведь процесс всегда нужно начинать сильно заранее, чтобы успеть сориентироваться, если что-нибудь вдруг пойдет не по плану.

Организация любой конференции всегда должна начинаться с поиска помещения. В больших городах, таких как Киев, найти зал обычно достаточно просто: многочисленные варианты есть в отелях, и кроме того в городе открыты независимые площадки, предназначенные исключительно для конференций. Все существующие варианты в Украине можно посмотреть на портале ArendaZala.com.ua, при этом по ссылке http://arendazala.com.ua/kiev.html представлены варианты для аренды зала в Киеве.

Выбирая площадку, в первую очередь нужно четко представлять, какова цель мероприятия, и в каком формате оно будет проходить. Вполне очевидно, что встреча с клиентами, которая будет длиться всего пару часов, не может проходить в том же зале, в котором можно разместить представителей со всей страны для полномасштабного мероприятия на весь день. Во втором случае часто бывает необходимо наличие ресторанов, гостиниц и конференц-залов в ближайшей доступности. Как правило, все это бывает удобно совмещено в гостиничных комплексах.

Не менее важную роль играет техническое оснащение площадки. Если формат конференции предполагает наличие аудиовизуального сопровождения в виде презентаций или показов видеороликов, необходимо найти площадку с рабочим мультимедийным оборудованием. Для масштабных конференций с большим количеством участников также маловероятно подойдут залы, не оснащенные звукоусилительной аппаратурой.

Несмотря на то, что сегодня почти у каждого на смартфоне подключена услуга мобильного интернета, желательно найти точку, предоставляющую помимо прочего доступ к беспроводной сети. Ее наличие позволит сделать мероприятие более насыщенным за счет увеличения предоставляемых возможностей. Также, если формат конференции предполагает нахождение участников в одном и том же кресле на протяжении длительного времени, необходимо удостовериться, чтобы кресла были комфортными, иначе общее впечатление от события может сильно испортиться.